Rodzaje kas fiskalnych w Polsce

W roku 2020 w polskich przedsiębiorstwach działają dokładnie trzy generacje kas fiskalnych. Wyraźnie różnią się one pod względem rozwiązań technicznych oraz obowiązujących przepisów prawnych.

Niniejszy artykuł nie jest kompleksowym omówieniem właściwości generacji kas; ma jedynie na celu przybliżenie sytuacji prawnej i rynkowej, dla przedsiębiorców którzy muszą zaopatrzyć się w kasę fiskalną lub podjąć decyzję co do modernizacji posiadanych kas.

Wszędzie gdzie poniżej jest mowa o "kasach", mam na myśli kasę fiskalną lub drukarkę fiskalną. Drukarki fiskalne podlegają dokładnie temu samemu podziałowi na generacje.

Pierwsza generacja: kasy fiskalne dwurolkowe

Podstawowe cechy kas dwurolkowch:

• Kasa elektroniczna, z dwoma wyświetlaczami elektronicznymi.
• Bez połączenia z Internetem.
• Do pracy potrzebująca dwóch rolek papieru.
• Obowiązuje zakaz sprzedaży.
• Obowiązuje zakaz wymiany pamięci fiskalnej.

Kasę tej generacji najłatwiej rozpoznać właśnie po dwóch rolkach papieru w komorze. Brak choćby jednej rolki sprawi że kasa zgłosi błąd i odmówi pracy.

Rolki te mają odrębne funkcje:

• Rolka oryginału - zadrukowany fragment wysuwa się na zewnątrz komory; na niej drukują się paragony dla klienta i wszelkie inne wydruki.
• Rolka kopii - zawiera kopie wszystkich wydruków, które to przedsiębiorca obowiązany jest przechowywać.

Rolka kopii jest podstawową "pamięcią użytkownika". Czyli aby wyszukać uprzednie paragony czy raporty: należy ich szukać na rolkach kopii.

Kasy dwurolkowe posiadają także zaszytą w środku obudowy elektroniczną pamięć fiskalną, do której jest możliwy dostęp "tylko do odczytu" wyłącznie za pomocą połączenia z komputerem i dedykowanych kasie programów komputerowych.

Obecnie obowiązuje już zakaz sprzedaży i fiskalizacji kas dwurolkowych.

Obowiązuje także zakaz wymiany pamięci fiskalnych w tych kasach. Czyli po zapełnieniu pamięci fiskalnej, kasy te nie mogą zostać poddane procedurze wymiany pamięci na nową. Standardowa pojemność pamięci fiskalnej to 1830 raportów dobowych fiskalnych; lub nieco więcej w przypadku kilku modeli.

Druga generacja: kasy fiskalne z kopią elektroniczną (kasy offline)

Podstawowe cechy kas z kopią elektroniczną:

• Kasa elektroniczna, z dwoma wyświetlaczami elektronicznymi.
• Bez połączenia z Internetem.
• Do pracy potrzebująca tylko jednej rolki papieru.
• Zamiast rolki kopii: karta SD (kopia elektroniczna).
• Brak możliwość zwrotu 90% ceny zakupu.
• Brak możliwości wymiany pamięci fiskalnej od 1 stycznia 2022 roku.
• Brak możliwości użytkowania przez przedsiębiorców objętych harmonogramem wdrożenia kas online.

Rozpoznać taką kasę najłatwiej poprzez jedną rolkę papieru oraz upewnienie się, że nie mamy do czynienia z kasą trzeciej generacji (która także ma jedną rolkę). Jeśli kasa ma jedną rolkę i została zafiskalizowana przed 1 maja 2019 roku to na pewno jest kasą drugiej generacji. W przypadku kas zafiskalizowanych po tej dacie sytuacja może być różna i tutaj pomoże tylko dokładne sprawdzenie: proszę sprawdzić numer unikatowy (nalepka na spodzie kasy) i wyszukać instrukcję obsługi bądź skontaktować się z nami.

Podstawową "pamięcią użytkownika" kasy drugiej generacji jest karta SD zainstalowana w kasie. Aby skorzystać z tej pamięci najprościej użyć dostępnego z klawiatury kasy MENU i poprzez odpowiednią pozycję zażądać wydruków duplikatów wybranych paragonów czy raportów. Można także wyjąć kartę z kasy i za pomocą dedykowanego oprogramowania zrzucić jej zawartość do komputera.

Kasy tej generacji posiadają także pamięć fiskalną, zamontowaną i działającą jak w kasach pierwszej generacji.

Opłacalność zakupu kasy z kopią elektroniczną

Znając cenę wybranej kasy drugiej generacji (z kopią elektroniczną) i wybranej kasy trzeciej generacji (online) należy jeszcze odpowiedzieć na poniższe pytania:

• Czy branża znajduje się w harmonogramie wymiany kas na online. Jeśli tak, to jedynym wyjściem jest kasa online. Jeśli nie, to czytamy dalej.
• Czy przedsiębiorstwo zamierza wyposażyć się w przyszłości w kolejne kasy.
• Czy przedsiębiorstwo jest uprawnione do refundacji 90% ceny zakupu netto kas online (nie więcej niż 700 zł od sztuki).
• Czy planowane jest użytkowanie kasy/kas minimum 36 miesięcy, co jest warunkiem utrzymania refundacji.
• Jaki jest koszt zapewnienia dostępu do Internetu dla kasy online.
• Jakie są inne korzyści finansowe z kasy oflline i jakie z kasy online.

W kalkulacji zawsze pomoże uprawniony serwisant kas RAJKAS.PL.

Trzecia generacja: kasy online

Podstawowe cechy kas online:

• Kasa elektroniczna, z dwoma wyświetlaczami elektronicznymi.
• Wbudowany lub dołączany interfejs do Internetu (LAN. WLAN, BT, modem GSM z kartą SIM).
• Do pracy potrzebująca jednej rolki papieru.
• Dla spełniających warunki: możliwość refinansowania zakupu dowolnej liczby kas (maks. 90% ceny netto, nie więcej niż 700 zł od sztuki).
• Możliwość zdalnej aktualizacji oprogramowania.
• Dużo drobnych zmian i ulepszeń w stosunku do kas poprzedniej generacji.

Pierwsze kasy online zostały zafiskalizowane w maju 2019 roku.

"Pamięcią użytkownika" jest w tym przypadku nie rolka papieru ani karta SD, ale wbudowany w kasę nośnik pamięci zwany pamięcią chronioną. Dostęp do zawartości pamięci chronionej jest możliwy z MENU kasy i umożliwia m.in. wydruk duplikatów paragonów czy raportów z całego okresu pracy kasy.

Kasa online nie odmówi pracy bez dostępu do Internetu, ale użytkownik ma prawny obowiązek zapewnić kasie dostęp, aby mogła ona przesyłać dane do Centralnego Repozytorium Kas. Dane są przesyłane w sposób automatyczny i bez sygnalizacji o trwającej transmisji. Kasa realizuje przesył danych na podstawie otrzymanego indywidualnego harmonogramu, który zawiera częstotliwość raportowania (nie rzadziej niż co 7200 sekund) oraz zakres przesyłanych danych. W przypadku braku dostępu do Internetu kasa zgromadzi dane do przesłania i poinformuje kasjera o niewysłanych danych (za pomocą tekstu na wyświetlaczu czy np. za pomocą dedykowanej diody). Taki komunikat o niewysłanych danych jest dosłownie jedynym komunikatem jaki może zobaczyć kasjer w związku z realizacją obowiązku transmisji danych do CRK - pozostałe rzeczy dzieją się w tle pracy kasy, całkowicie automatycznie.

Kasy online w ramach jednego modelu możemy wyposażyć w różne opcje dostępu do Internetu. Dla kas stacjonarnych zazwyczaj wystarczające są interfejsy wymagające aktywnej bramy sieciowej czyli: LAN (Ethernet), USB-LAN, WLAN (Wi-Fi) czy Bluetooth. Dla kas mobilnych oferujemy i rekomendujemy wyposażenie kasy w modem GSM z aktywną kartą SIM, co czyni taką kasę urządzeniem całkowicie autonomicznym.